¿Optimizar o contener los costos?
Hacer lo correcto en el momento necesario es un fundamento para enfrentar cualquier dificultad. “Las crisis, cuando ocurren, tienen al menos la ventaja de que nos obligan a pensar.”, Henry Ford
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Importancia de ajustar los costos
Siempre, y más en medio de una situación difícil del mercado, debemos enfocar nuestros recursos, estrategias y esfuerzos a buscar la satisfacción de nuestros clientes. Hacerlo buscando atender sus nuevas necesidades es responder a las exigencias y a los cambios que ellos están teniendo como consecuencia de la reducción de ingresos, corporativos y personales, que ha generado la parálisis que se ha vivido en la economía global. De esta manera, debemos primero revisar cómo ajustar nuestros productos y la gestión de mercadeo para crecer nuestra capacidad de subsistir, y seguidamente debemos complementar con una segunda etapa, la cual queremos comentar hoy: hacer que los costos (gastos) sean consecuentes con las necesidades de subsistencia de la empresa. (Le puede interesar leer ¿Cómo comercializar en una recesión? )
Diferencia entre optimizar y contener costos
Siempre optimizar es parte del mejoramiento que debemos incorporar en nuestras prácticas diarias para avanzar hacia niveles que nos conduzcan hacia la visión corporativa. En el caso de costos, buscar la optimización de los mismos es una práctica conveniente para el fortalecimiento empresarial. Sin embargo, aquí vamos a establecer un proceso que busca ajustar los costos, pero no como proceso de mejoramiento sino como el proceso necesario para poder subsistir, y es lo que llamamos contención de costos, es decir, analizar los costos que se tienen en la empresa en cada uno de los procesos y ver cómo se llevan a la mínima expresión, aún sacrificando aspectos convenientes o de mucha importancia para el mediano o largo plazo. Cuando hablamos de contener los costos es porque se está en una condición de hacerlo o desaparecer. Es decir, la contención de costos es un esfuerzo que se debe hacer para llevar los costos estrictamente a lo necesario para la subsistencia en el corto plazo, en el periodo inmediato, como un mecanismo para no cerrar el negocio. Es un proceso que generará costos futuros por lo que se deja de hacer hoy, pero, con esto permitiremos mantener la operación de la empresa y en el futuro se tendrá capacidad de recuperar todo lo que perdimos para poder subsistir. Deje de hacer lo que no le agrega valor hoy.
Contener con criterio de Pareto
Los costos que se dejan son los que permiten subsistir y por eso el objetivo es encontrar todos los costos que se deben eliminar para que la barca no se hunda. Si a la empresa, como la barca que lleva mercancía valiosa, le está entrando el agua, que es el equivalente a la situación que no hay ingresos para soportar los costos en una crisis, en la barca se debe empezar a tirar afuera mercancías, así toca en las empresas con la eliminación de los costos, descartando cosas que tienen valor pero no son estrictamente necesarias para subsistir y deben ser eliminadas - de forma temporal- si es que la empresa logra superar la situación y sostenerse como institución que agrega valor en el mercado donde se encuentra. El método que debemos seguir es identificar el Pareto de los costos, de tal manera que se reconozcan qué procesos o actividades generan los mayores costos para iniciar reduciendo lo posible en estos, cuyo control, eliminación o minimización, tienen mayor efecto general en los costos de la compañía.
Hacerlo participativo, por lo menos con los colaboradores de más confianza para ganar su soporte.
Las prácticas participativas en las empresas permiten el mayor compromiso de los trabajadores. Hacer los procesos de contención de costos, los cuales tienen mucha afectación al personal que labora en las compañías, lo más participativos posibles es una práctica conveniente que permite lograr lo máximo, de la mejor manera y lo más costo efectiva. No debe entenderse esto como hacerlo democrático, aspecto que realmente no es factible, cuando involucramos al mayor número de colaboradores, por lo menos los de mayor confianza, ganamos su soporte y se obtienen resultados mayores y en menos tiempos.
Concepto de solidaridad para recuperar la economía.
En el momento que estamos viviendo un gran porcentaje de las empresas y las personas, una situación generalizada, se están viendo afectadas por los efectos agregados de las dificultades de salud y el impacto del efecto dominó en los diferentes sectores de la economía. Esto hace que los investigadores y expertos con experiencia en depresiones, o en grandes recesiones, como lo es la actual, planteen que solo con criterios de solidaridad de los principales actores del mercado, donde entre otros están el estado y las empresas, podremos esperar superar las dificultades de la economía en general. Con esto lo que queremos establecer es que dentro de los conceptos que se consideren para la contención de costos se deben contemplar criterios que soporten la máxima solidaridad posible y buscar reducciones de costos seleccionando las alternativas que afecten de menor manera el empleo.
Cada mejoramiento en ingresos dentro del proceso de recuperación, buscar trasladarlo a los costos recortados que afectan el empleo y la sostenibilidad.
Después de un ejercicio obligado de contención de costos es necesario estar vigilantes de hacer sustituciones de acuerdo a las nuevas necesidades, así como a su vez considerar nuevamente gastos que se eliminaron, pero deben restablecerse para la continuidad del negocio. Es decir, una vez se hace un fuerte ejercicio de contención de costos es conveniente hacer revisiones periódicas para ajustar la contención de acuerdo a la evolución del negocio y evitar que, por mantener suprimido un costo más allá de lo debido, se tenga un efecto adverso en el corto plazo y, también, ver si se presentan nuevas condiciones que permitan intensificar contenciones hechas previamente.
Después de contener optimizar.
Cuando los choques fuertes que exigen contención intensa de costos se van superando, es conveniente entrar paulatinamente en una estrategia de optimización de estos, de tal manera que no sea ya el efecto inmediato el que determine nuestro ajuste de costos, sino por el contrario los criterios de costo efectividad, desarrollo, sostenibilidad y, en general, los beneficios de mediano y largo.
En conclusión, no podemos equivocarnos de perspectiva, corto o largo plazo, para hacer los ajustes de costos en momentos de dificultades económicas estructurales como las que se presentan en la actual recesión, la contención de costos solo debe emplearse cuando está comprometida la subsistencia corporativa y se requiere eliminar costos para poder mantener la operación, a sabiendas que esto producirá futuros sobrecostos, los cuales por la gravedad del flujo de caja en el momento deben hacerse. Pero, si las condiciones no afectan la subsistencia de la empresa debemos utilizar una perspectiva balanceada de corto, mediano y largo plazo y, en consecuencia, utilizar procesos de optimización de costos, los cuales nos permitan incrementar la competitividad y sostenibilidad de los resultados pero, sin hacer aparentes ahorros que luego se vean eliminados por los sobrecostos estructurales por haber afectado avanzar por el camino estratégico requerido, es decir, no hacer hoy aparentes ahorros que destruyan mañana valor de la compañía. (Le puede interesar leer El diseño de servicios, una herramienta vital para enfocarse en el cliente)
